Die Regelung von Übergabemodalitäten im BIM-Projekt

In BIM-Projekten ist es erforderlich, nähere Bestimmungen zur Übergabe von digitalen Modellen in den Vertragsgrundlagen zu treffen. Im Gegensatz zu konventionellen Projekten reicht eine allgemeine Verpflichtung zur Bereitstellung von Arbeitsergebnissen nicht mehr aus. Die digitale Arbeitswelt eröffnet zu viele verschiedene Möglichkeiten der Informationsübermittlung, die daher von den Projektbeteiligten in geordneter Weise eingesetzt werden müssen. Nur so kann die Kommunikation zwischen den verschiedenen Beteiligten gelingen und ein effizienter Projektablauf sichergestellt werden. 

Projektplattform verbindlich vorschreiben 

Übergabemodalitäten sind vorrangig in den Auftraggeber-Informations-Anforderungen (AIA) zu regeln. Es handelt sich im Kern um technische Anforderungen an die Leistung eines Auftragnehmers. Die AIA sind der Ort, an dem der Auftraggeber zusätzliche BIM-bezogene werkvertragliche Anforderungen definiert. Werden jedoch zusätzliche Anforderungen an den Austausch von Arbeitsergebnissen im weiteren Projektablauf zwischen den Beteiligten festgelegt, so sind diese Regelungen im BIM-Abwicklungsplan (BAP) zu dokumentieren. In diesem „lebenden Dokument“ halten die Beteiligten einvernehmlich fest, wie sie die vertraglichen Leistungsziele erreichen wollen. 

Grundlegend sollte festgehalten werden, dass jeder Projektbeteiligte die von ihm erzeugten BIM-Daten als eigenständiges Fachmodell zur Verfügung zu stellen hat. Die verschiedenen Fachmodelle werden sodann zur Koordination der Arbeitsergebnisse sowie zur Umsetzung der BIM-Anwendungsfälle eingesetzt. Demgegenüber kommt ein Arbeiten mit gemeinsam erstellten Gesamtmodellen nur in Ausnahmefällen in Betracht.

Inhaltlich ist zunächst zu bestimmen, auf welchem Weg digitale Arbeitsergebnisse abzuliefern bzw. auszutauschen sind. In der Regel ist den Projektbeteiligten verbindlich vorzuschreiben, dass die digitale Projektplattform für jeden Datenaustausch zu verwenden ist. Projektplattformen, die über den Datenaustausch hinaus mit Funktionen zur Projektkommunikation ausgestattet sind, stellen ein sogenanntes Common Data Environment (CDE) dar. 

Wie derartige Plattformen zu verwenden sind, ist in den Vertragsgrundlagen im Einzelnen zu beschreiben. Hierzu gehören Bestimmungen, wer für Einrichtung und Support zuständig ist, welche Zugangsvoraussetzungen bestehen, welche Zugriffszeiten ermöglicht werden und wie Mitteilungen über die Plattform zu versenden sind. Es ist insbesondere zu regeln, ob neben dem Upload von Daten noch ergänzende Kommunikation erforderlich ist. 

Empfänger der Arbeitsergebnisse adressieren

Zum effizienten Einsatz digitaler Plattformen ist auch die klare Deklaration von Daten festzulegen. Dies beginnt bei der einem einheitlichen Aufbau folgenden Bezeichnung von Dateien. Des Weiteren sind Verzeichnisse und Unterverzeichnisse in geordneter Form aufzubauen bzw. vorgegebene Strukturen einzuhalten. Darüber hinaus hat es sich bereits etabliert, Dateien einen bestimmten Status zuzuordnen. Das verbreitete und in mehreren Regelwerken vorgesehene System unterscheidet hier zwischen den Eigenschaften „in Arbeit“, „geteilt“, „veröffentlicht“, „freigegeben“ und „archiviert“. Da diese Regelwerke und Deklarationen jedoch noch nicht selbstverständlich eingesetzt werden und auch noch nicht Gegenstand der anerkannten Regeln der Technik sind, ist ein entsprechender Prozess vertraglich für das Projekt festzulegen. 

Weiter ist klarzustellen, an welche Empfänger die jeweiligen Arbeitsergebnisse zu adressieren sind. Nicht alle Daten sind unmittelbar dem Auftraggeber zuzuleiten. In ganz erheblichem Maße ist stets ein Informationsaustausch zwischen den verschiedenen Projektbeteiligten notwendig. Hierzu ist klarzustellen, wie diese Beteiligten zu adressieren sind, ob es beispielsweise konkret verantwortliche Personen gibt, und inwiefern dabei eine zentrale Stelle zur Koordination einzubeziehen ist. Unbedingt zu vermeiden ist es, dass durch die wahllose Verteilung von Daten auch Unbeteiligte mit überflüssigen Informationen belästigt werden.

Vertraglich definierte Termine einhalten

Ganz entscheidend ist schließlich der jeweilige Zeitpunkt der Datenübergabe zu bestimmen. Etabliert haben sich hierzu Systeme, nach denen sogenannte Data Drops festgelegt werden. Dabei können sich die terminlichen Anforderungen für die Übergabe von Planungsergebnissen jedoch aus ganz unterschiedlichen Vorgaben und Parametern zusammensetzen.

In erster Linie sind natürlich die vertraglich definierten Termine und Fristen einzuhalten. Bei der Ausgestaltung detaillierterer Prozessvorgaben ist darauf zu achten, dass die im Vertragswerk vorrangig vorausgesetzten Termine beibehalten werden. So muss sich etwa der vertraglich vorgesehene Abschluss einer Planungsphase auch in den weiteren Vertragsgrundlagen und Detailterminplänen wiederfinden. Widersprüche sind zu vermeiden.

Konkrete terminliche Anforderungen ergeben sich darüber hinaus jedoch auch aus im Projekt fortgeschriebenen und weiter detaillierten Terminplänen. Hierzu ist zu klären, inwiefern derartige Dokumente und Absprachen für die Projektbeteiligten verbindlich werden sollen. Weiter muss geregelt sein, wie eine solche Fortschreibung stattfindet und wer dafür verantwortlich ist.

Anforderungen an Planungsstände formulieren

Letztlich ergeben sich terminliche Anforderungen an die Übergabe von Modelldaten auch erst unmittelbar aus dem Projektablauf. Die rechtzeitige Koordination und der Fortschritt des iterativen Planungsprozesses setzen die rechtzeitige Übergabe der jeweiligen Planungsstände voraus. Diese Termine können vertraglich nicht im Vorhinein festgelegt werden. Es ist daher notwendig, allgemeine funktionale Anforderungen im Vertrag zu definieren. 

Zum Übergabeprozess gehört ferner die Bestimmung des geforderten Inhalts, den die digitalen Inhalte zum jeweiligen Zeitpunkt der Übergabe aufweisen müssen. Hier besteht eine wesentliche Schnittstelle zur übrigen Leistungsbeschreibung. Wird der geforderte Modellinhalt beispielsweise durch LOD oder MDG bestimmt, so ergibt sich der jeweils geschuldete Leistungsstand aus den übrigen vertraglichen Anforderungen. Darüber hinaus kann jedoch auch zu regeln sein, welche Detailtiefe die Planungsergebnisse beim Austausch von Zwischenständen aufweisen müssen. Hierzu können zusätzliche Meilensteine definiert werden.

In der Regel wird es zudem erforderlich sein, neben konkreten Modellierungsvorgaben auch funktionale Anforderungen an Planungsstände zu formulieren, um so eine erforderliche Koordination oder eine Durchführung von vorgesehenen BIM-Anwendungsfällen zu ermöglichen. Dabei ist durchaus zu beachten, dass sowohl Koordinationsprozesse als auch BIM-Anwendungsfälle in der Regel nicht allein dadurch umgesetzt werden können, dass Projektbeteiligte ihre aktuellen digitalen Arbeitsstände zur Verfügung stellen. Hierzu ist regelmäßig eine gesonderte Aufarbeitung der digitalen Modelle erforderlich. Dieser zusätzliche Aufwand ist angemessen zu berücksichtigen.

Management des Datenaustauschs regeln

Generell sollten die Projektbeteiligten zur Datensparsamkeit verpflichtet werden. Über-flüssige Modellinhalte sind zu vermeiden. Dies dient dazu, Software effizient einsetzen zu können sowie Simulationen und Berechnungen nicht zu behindern. Darüber hinaus ist dadurch auch ein Vorpreschen in der Planung zu vermeiden. 

Übergebene BIM-Modelle sollen nur den Reifegrad aufweisen, der auch vertraglich zu diesem Zeitpunkt gefordert ist. Weitergehende Detaillierungen können zum einen nicht in die Zuständigkeit des jeweiligen Planers fallen oder zum anderen den Eindruck verbindlicher Festlegungen erwecken, obwohl insofern noch keine Abstimmung der Planung stattgefunden hat.

Neben den Verpflichtungen der einzelnen Planungsbeteiligten ist bei Übergabeprozessen auch zu berücksichtigen, ob und inwiefern eine Moderation bzw. ein Management des Datenaustauschs stattfindet. In vielen Projekten kommt ein aktives Management der Projektplattform bzw. Informationsmanagement zum Einsatz, das die geordnete Ablage und den geordneten Austausch der Daten zwischen den richtigen Beteiligten sicherstellt. In diesem Fall ist klarzustellen, wer diese Aufgabe übernehmen soll. Darüber hinaus ist zu regeln, welche genauen Kompetenzen dieser Projektbeteiligte haben soll, beispielsweise ob Weisungen gegenüber den weiteren Beteiligten erteilt werden dürfen.

Übergabe der finalen Arbeitsergebnisse klären

Von elementarer Bedeutung ist, in welchem Datenformat digitale Arbeitsergebnisse auszutauschen sind. Davon ist zunächst abhängig, inwiefern die weiteren Projektbeteiligten die Daten tatsächlich effizient in ihre Arbeit einbeziehen können. Darüber hinaus ist entscheidend, ob die übergebenen Daten für eine weitere Bearbeitung geeignet sind oder nicht. In vielen Fällen ist eine vollumfängliche weitere Bearbeitung nur durch den Austausch nativer Daten in einem proprietären Format möglich. Die konkreten Anforderungen sind in den Vertragsgrundlagen festzulegen. Dabei sind auch die Interessen der Auftragnehmer am Know-how-Schutz zu berücksichtigen. 

Abschließend ist zu regeln, ob zum Abschluss des Projekts eine endgültige Übergabe der final erzeugten Arbeitsergebnisse in einer besonderen Form erforderlich ist. Gegebenenfalls ist auch die aktive Überleitung für die weitere Nutzung notwendig. Dabei ist auch zu klären, inwiefern ein Projektbeteiligter dazu verpflichtet ist, erzeugte Daten auch nach Abschluss seiner vertraglichen Leistungen weiter zu speichern und gegebenenfalls erneut herauszugeben.